01
Ответственный за фонд НТД
Организует ведение нормативного фонда, контролирует его структуру и общий порядок актуализации документов.
Практическая организация работы с НТД
Регламент актуализации НТД: как организовать порядок проверки нормативных документов
Практическая структура внутреннего регламента актуализации нормативно-технической документации: ответственность, перечень контролируемых документов, порядок проверки, действия при изменениях и фиксация результатов.
1. Определите цель и область применения регламента
Актуализация нормативно-технической документации должна быть регулярным и управляемым процессом. Если порядок проверки НТД существует только «по договорённости» между сотрудниками, со временем предприятие начинает зависеть от памяти и опыта отдельных специалистов.
Поэтому в начале регламента необходимо определить его цель и перечень документации, на которую распространяется установленный порядок.
Пример формулировки цели
Цель актуализации НТД — обеспечение подразделений предприятия
действующей нормативно-технической документацией и своевременное
получение информации об изменениях нормативных требований.
ГОСТ и ГОСТ Р
Своды правил
Технические регламенты
Нормативные правовые документы
Отраслевые стандарты
Технические условия
Методики и инструкции
Внутренние документы предприятия
2. Назначьте участников процесса
Регламент должен однозначно определять, кто отвечает за нормативный фонд,
кто сообщает о потребности в документах, кто контролирует изменения
и кто принимает решение об актуализации внутренней документации.
02
Ответственные подразделений
Определяют нормативные документы, необходимые для работы конкретного подразделения, и сообщают о потребности в новой НТД.
03
Пользователи НТД
Работают с нормативной документацией и сообщают об обнаруженных несоответствиях или необходимости получения документов.
04
Владелец внутреннего документа
Анализирует влияние изменений внешней НТД на инструкции, СТО, методики и другие корпоративные документы.
Важно: информация об изменении нормативного документа
сама по себе не решает задачу. Должен быть определён сотрудник,
который анализирует изменение и инициирует дальнейшие действия.
3. Сформируйте перечень контролируемой НТД
Регламент должен опираться на понятный перечень нормативных документов. Для каждого документа желательно фиксировать основную информацию, которая позволит определить его владельца и состояние.
В карточке документа можно фиксировать:
обозначение документа;
наименование;
тип документа;
подразделение-пользователь;
ответственного специалиста;
источник получения;
текущий статус;
дату последней проверки;
Критически важные
Влияют на безопасность, качество, проектирование,
производство и выпуск продукции.
Регулярно используемые
Постоянно применяются специалистами в текущей работе.
Справочные
Используются периодически и требуют менее интенсивного контроля.
4. Определите, что именно необходимо проверять
Регламент должен устанавливать конкретные параметры актуализации. Проверка не должна ограничиваться вопросом «действует документ или нет».
Статус
Продолжает ли документ действовать, отменён или заменён.
Редакция
Не появилась ли новая версия нормативного документа.
Изменения и поправки
Были ли скорректированы отдельные требования или положения.
Дата применения
Когда новые требования начинают действовать.
Документы взамен
Какую НТД необходимо использовать после отмены документа.
Внутренние ссылки
Какие корпоративные документы связаны с изменившейся НТД.
Периодичность или постоянный мониторинг?
При ручной актуализации предприятие вынуждено устанавливать периодичность проверки. Для критически важных документов эффективнее постоянный автоматический контроль: система сообщает о появлении изменений, а регламент уже определяет, что сотрудник должен сделать после получения этой информации.
Контроль изменений нормативных документов → При ручной актуализации предприятие вынуждено устанавливать периодичность проверки. Для критически важных документов эффективнее постоянный автоматический контроль: система сообщает о появлении изменений, а регламент уже определяет, что сотрудник должен сделать после получения этой информации.
5. Зафиксируйте порядок действий при обнаружении изменения
Это одна из самых важных частей регламента. Недостаточно просто узнать,
что нормативный документ изменился — необходимо определить дальнейший
порядок анализа и внедрения новых требований.
01
Получить информацию об изменении
Ответственный узнаёт о новой редакции, поправке, отмене документа или появлении документа взамен.
02
Определить характер изменения
Проверить, что именно произошло с документом, и при необходимости сравнить новую редакцию с предыдущей.
03
Оценить влияние
Определить, затрагивает ли изменение процессы, продукцию, документацию, безопасность или работу подразделений.
04
Проверить внутренние документы
Найти инструкции, СТО, методики и положения, связанные с изменившейся нормативной документацией.
05
Проинформировать заинтересованных сотрудников
Передать информацию подразделениям, которых касаются новые или изменившиеся требования.
06
Обновить нормативный фонд
Зафиксировать актуальный статус, редакцию и связанную информацию по нормативному документу.
07
Зафиксировать выполненные действия
Сохранить сведения о том, когда изменение было обработано и какие действия предприятие выполнило.
6. Фиксируйте результаты актуализации
Чтобы процесс был прозрачным, предприятие может вести журнал
или электронный реестр актуализации НТД. Он позволяет понять,
какие изменения уже обработаны, кто отвечает за действия
и какие задачи ещё находятся в работе.
| Поле | Что фиксируется |
|---|---|
| Документ | Обозначение и наименование НТД |
| Событие | Новая редакция, изменение, отмена, замена |
| Дата обнаружения | Когда была получена информация |
| Ответственный | Кто анализирует изменение |
| Влияние | Какие процессы или документы затронуты |
| Действия | Что необходимо выполнить |
| Статус | В работе / выполнено |
| Дата завершения | Когда изменение было обработано |
При автоматизации часть этой информации
может храниться непосредственно в используемой системе,
что сокращает объём ручного ведения журналов и перечней.
7. Не забывайте об актуализации внутренних документов
Регламент не должен заканчиваться обновлением внешнего ГОСТа. Если на изменившийся нормативный документ ссылается инструкция, СТО, методика или другой внутренний документ, необходимо определить, требуется ли его пересмотр.
Определить внутренние документы, связанные с изменившейся НТД.
Проверить актуальность нормативных ссылок.
Оценить содержание новых или изменённых требований.
При необходимости инициировать пересмотр документа.
Выпустить обновлённую редакцию внутреннего документа.
Проинформировать сотрудников об изменении.
Эффективный регламент отвечает на четыре вопроса
Что контролируем? — перечень НТД.
Кто отвечает? — закреплённые сотрудники и подразделения.
Как узнаём об изменениях? — проверка источников или автоматический мониторинг.
Что делаем после изменения? — анализируем влияние, обновляем фонд
и при необходимости корректируем внутренние документы.
Автоматизация актуализации НТД
Сократите ручную работу при контроле нормативной документации
Покажем, как «Техэксперт» помогает контролировать изменения НТД, сравнивать редакции, организовать единый фонд документов и поддерживать нормативную базу предприятия в актуальном состоянии.