Устаревшие документы
Специалисты могут продолжать использовать документ после его отмены, замены или изменения.
Работа с нормативно-технической документацией
Актуализация НТД на предприятии
Контролируйте статус нормативных документов, новые редакции, изменения и документы, принятые взамен. «Техэксперт» помогает организовать системную работу с актуальной нормативно-технической документацией.
ТЕХЭКСПЕРТ
Контроль нормативных документов
ГОСТ / нормативный документ
Проверка статуса документа
Действует
Новая редакция документа
Обнаружены изменения
Изменён
Документ принят взамен
Актуальная нормативная база
Актуально
Документ изменился Информация обновлена
Почему это важно
Нормативная база постоянно меняется
Если актуализация НТД зависит только от ручной проверки, предприятие рискует продолжить работу по документам, требования которых уже изменились или утратили силу.
Изменения легко пропустить
При большом фонде НТД вручную отслеживать статус каждого нормативного документа становится сложно.
Разрозненные источники
Документы могут храниться в папках, локальных базах и подразделениях без единого контроля актуальности.
Лишняя ручная работа
Поиск редакций, проверка статуса и анализ изменений отнимают время профильных специалистов.
Системный процесс
Что входит в актуализацию НТД
Актуализация нормативно-технической документации — это не разовая проверка. Это постоянный контроль состояния нормативного фонда и своевременная реакция на изменения.
01
Проверка статуса документа
Определение, действует ли документ, отменён, заменён или применяется с изменениями.
02
Контроль новых редакций
Отслеживание появления новых редакций нормативных документов и внесённых изменений.
03
Поиск документов взамен
Получение информации о нормативных документах, которые пришли на замену утратившим силу.
04
Анализ изменений
Сравнение редакций помогает увидеть, какие именно положения и требования были изменены.
05
Контроль внутренних документов
Проверка ссылок внутренней документации на внешние нормативные источники.
06
Информирование специалистов
Своевременное получение информации об изменениях документов, важных для рабочих процессов.
Автоматизация процесса
Как «Техэксперт» помогает поддерживать НТД в актуальном состоянии
Система объединяет нормативную информацию и инструменты контроля, чтобы специалисту не приходилось вручную проверять каждый документ в разных источниках.
01
Документ находится в системе
Специалист работает с нормативной документацией в едином информационном пространстве.
02
Система отслеживает изменения
Обновления нормативной базы и новые версии документов регулярно учитываются в системе.
03
Пользователь получает информацию
Важные документы можно поставить на контроль и своевременно узнавать об изменениях.
04
Специалист работает с актуальной НТД
Можно изучить новую редакцию, историю документа и нормативный документ, принятый взамен.
Актуализация становится управляемым процессом Вместо периодической ручной проверки — единая система работы с нормативной информацией.
Посмотреть решение → Два уровня контроля
Актуализация внешней и внутренней документации
Нормативный фонд предприятия включает не только внешние стандарты и нормативные документы, но и собственную документацию, которая содержит ссылки на них.
Внешняя НТД
- ГОСТ и ГОСТ Р
- СП, СНиП и технические регламенты
- Нормативные правовые документы
- Отраслевые стандарты и другие НТД
- Информация о статусе и новых редакциях
↔
Внутренняя НТД
- Стандарты организации
- Инструкции и положения
- Технологическая документация
- Документы системы менеджмента
- Контроль актуальности нормативных ссылок
Для проверки ссылок во внутренних документах используется отдельный модуль
«Контроль актуальности ссылочных документов»
.
Инструменты системы
Возможности «Техэксперт» для актуализации НТД
Инструменты системы помогают не только обнаружить изменение, но и понять, что произошло с нормативным документом.
Документы на контроле
Важные нормативные документы можно поставить на контроль. При появлении изменений система информирует пользователя.
Динамическое сравнение
Сервис сопоставляет разные редакции документа и наглядно выделяет различия между ними.
История документа
Можно проследить историю нормативного документа, увидеть документы, действовавшие ранее, и документы, принятые взамен.
Контроль ссылочных документов
Автоматизированная проверка ссылок внутренней документации на внешние нормативные документы.
Подробнее о модуле →Результат
Что получает предприятие
Системная актуализация НТД помогает перейти от разрозненной ручной проверки к контролируемому процессу работы с нормативной информацией.
Обсудить задачу →01
Работа с актуальными документами
Специалисты быстрее получают информацию о действующем статусе НТД.
02
Меньше ручных проверок
Снижается объём рутинной работы по поиску статусов и новых редакций.
03
Снижение риска ошибок
Изменения и отмена нормативных документов реже остаются незамеченными.
04
Единый подход к НТД
Работа с нормативной документацией становится прозрачной и системной.
Комплексное решение
Инструменты для управления НТД предприятия
Актуализация — только часть работы с нормативно-технической документацией. «Техэксперт» позволяет выстроить комплексную систему управления НТД.
01 / РЕШЕНИЕ
Система управления НТД
Автоматизация процессов, связанных с разработкой, хранением, использованием и актуализацией нормативной и технической документации.
Подробнее →
02 / РЕШЕНИЕ
Подсистема ведения фондов
Создание единого корпоративного хранилища внутренних и внешних документов предприятия.
Подробнее →
03 / РЕШЕНИЕ
Контроль актуальности ссылок
Проверка внутренних документов на наличие ссылок на неактуальные нормативные источники и поиск документов взамен.
Подробнее →
Начните с вашей задачи
Организуйте актуализацию НТД системно
Расскажите, как сейчас организована работа с нормативной документацией на вашем предприятии. Мы покажем возможности «Техэксперт» и подберём решение под ваши процессы.
✓
Демонстрация возможностей системы
✓
Подбор решения под предприятие
✓
Обучение и сопровождение
Специалист свяжется с вами и поможет определить подходящий вариант работы с системой.
Вопросы и ответы
Частые вопросы об актуализации НТД
Коротко отвечаем на основные вопросы о проверке актуальности, контроле изменений и организации работы с нормативно-технической документацией.
Актуализация НТД — это систематическая проверка нормативно-технической документации: её действующего статуса, изменений, новых редакций, отмены документа и появления документов, принятых взамен. Цель актуализации — обеспечить работу специалистов с действующими нормативными требованиями.
Контроль актуальности НТД должен быть постоянным процессом, поскольку нормативные документы регулярно изменяются, дополняются, отменяются или заменяются. Использование информационной системы позволяет отслеживать изменения без периодической ручной проверки каждого документа.
В системе «Техэксперт» можно увидеть текущий статус нормативного документа, сведения об изменениях, предыдущие редакции и информацию о документах, которые были приняты взамен.
Да. Важные нормативные документы можно поставить на контроль. При появлении изменений пользователь получает информацию об обновлении, после чего может изучить новую редакцию и сравнить её с предыдущей.
Да. Для этого используется модуль контроля актуальности ссылочных документов. Он помогает проверять ссылки во внутренней документации предприятия и выявлять нормативные документы, которые изменились, утратили силу или были заменены.
Система предназначена для работы с нормативной и нормативно-технической документацией: ГОСТ и ГОСТ Р, сводами правил, техническими регламентами, нормативными правовыми документами, отраслевыми стандартами и другими документами, необходимыми специалистам предприятия.
Да. Сервис динамического сравнения позволяет сопоставлять редакции документа и видеть внесённые изменения. Это сокращает время на самостоятельное сравнение нескольких версий нормативного документа.
Сначала необходимо определить, какие нормативные документы используют специалисты, как сейчас организовано их хранение и кто отвечает за актуальность. После этого можно подобрать инструменты «Техэксперт» для контроля внешней НТД, внутренних документов и корпоративного фонда нормативной документации.
Остались вопросы по работе с НТД? Покажем, как организовать актуализацию нормативной документации на вашем предприятии.
Получить консультацию