Разные места хранения
Подразделения создают собственные папки, архивы и копии документов.
Управление нормативно-технической документацией
Единый фонд НТД предприятия
Объедините внутреннюю и внешнюю нормативно-техническую документацию в едином цифровом фонде. Централизованное хранение, быстрый поиск, единая структура, права доступа и контроль актуальности документов.
Корпоративный фонд НТД
Внешняя нормативная документация
Внутренние документы предприятия
Единое пространство Документы собраны и структурированы
Когда единого фонда нет
НТД оказывается распределена по всему предприятию
Документы хранятся в сетевых папках, локальных архивах, почте и информационных системах отдельных подразделений. В результате найти нужную версию документа и понять, кто с ней работает, становится всё сложнее.
Сложный поиск
На поиск нужного документа и его актуальной версии тратится рабочее время специалистов.
Дубли документов
Одинаковые документы могут храниться в нескольких местах и отличаться по версии.
Нет единого контроля
Сложнее управлять доступом, структурой фонда и использованием нормативной документации.
Единое информационное пространство
Что такое единый фонд НТД
Единый фонд нормативно-технической документации — это централизованное цифровое хранилище документов предприятия, организованное по единым правилам.
В одном пространстве можно объединить внешнюю нормативную документацию и документы, разработанные внутри организации, структурировать их и обеспечить специалистам управляемый доступ.
В «Техэксперт» задача создания корпоративного фонда реализуется
с помощью
Подсистемы ведения фондов
.
01
Единое место хранения
Нормативная и техническая документация собрана в одном цифровом пространстве.
02
Единая структура
Документы классифицируются по правилам, которые соответствуют процессам предприятия.
03
Управляемый доступ
Работа с фондом организуется с учётом ролей и задач пользователей.
04
Связанные документы
Внутренние документы можно связывать с внешними нормативными источниками.
Состав корпоративного фонда
Какие документы можно объединить в едином фонде
Фонд может включать как нормативные документы из внешних источников, так и собственную документацию предприятия разных типов и форматов.
Нормативные документы
ГОСТ, стандарты, технические регламенты, своды правил и другая внешняя НТД.
СТО
Стандарты организации и собственные нормативные документы предприятия.
Документы СМК
Документы системы менеджмента качества, процедуры, положения и регламенты.
Инструкции и методики
Производственные инструкции, рабочие методики и организационная документация.
Конструкторская документация
КД и другие технические документы, используемые в производственных процессах.
Приобретённые документы
Технические условия, международные стандарты и другая внешняя документация.
Структура под ваши процессы
Фонд НТД адаптируется под структуру предприятия
Документы не просто загружаются в общее хранилище. Для фонда можно сформировать собственную систему классификации и атрибутов, чтобы специалистам было удобно искать и использовать информацию.
Пример структуры фонда
Нормативная документация
Стандарты организации
Система менеджмента качества
Технологическая документация
Инструкции и методики
Возможности организации фонда
- Собственные многоуровневые классификаторы
- Настраиваемые атрибуты документов
- Хранение текстовых, графических и мультимедийных форматов
- Связи между внутренними и внешними документами
- Формирование списков документов и отчётов
- Защита информации и разграничение работы с фондом
Структура фонда может быть настроена под реальные процессы и систему
классификации, уже используемую на предприятии.
Работа с документами
Как работает единый электронный фонд НТД
Работа с документацией выстраивается как последовательный управляемый процесс: от добавления документа до его использования специалистами предприятия.
01
Документ добавляется
В фонд загружается внутренний или внешний документ в необходимом формате.
02
Классифицируется
Документу назначаются необходимые атрибуты и место в структуре фонда.
03
Публикуется
После внесения документ становится доступен пользователям в корпоративном фонде.
04
Используется в работе
Специалисты находят необходимые документы и работают с ними в единой системе.
Мультиоператорская работа
Фонд может наполняться несколькими ответственными специалистами.
Фоновая публикация
Публикация документов не должна останавливать текущую работу операторов фонда.
Результат для предприятия
Единый фонд превращает НТД в управляемую систему
Документы становятся не набором файлов в разных подразделениях, а организованным корпоративным информационным ресурсом.
01
Быстрый поиск
Специалистам проще находить необходимые документы и информацию.
02
Единая версия документа
Снижается количество разрозненных копий и локальных архивов.
03
Понятная структура
Документы систематизированы по единым правилам предприятия.
04
Контроль доступа
Работа с корпоративной документацией становится более управляемой.
05
Связь внутренней и внешней НТД
Внутренние документы можно связать с нормативными источниками.
06
База знаний предприятия
Корпоративный фонд постепенно накапливает и систематизирует знания организации.
Связанные решения для работы с НТД
Вопросы и ответы
Частые вопросы о едином фонде НТД
Отвечаем на основные вопросы о создании, наполнении и организации корпоративного фонда нормативно-технической документации.
Фонд нормативно-технической документации — это организованная совокупность нормативных, технических и корпоративных документов, необходимых специалистам предприятия для работы. Электронный фонд позволяет хранить и систематизировать эти документы в едином цифровом пространстве.
Единый фонд помогает уменьшить количество разрозненных архивов и копий документов, ускорить поиск нормативной информации и организовать единые правила работы с НТД для разных подразделений.
В фонд можно включать внешние нормативные документы и внутреннюю документацию предприятия: СТО, документы СМК, инструкции, методики, конструкторскую и организационно-распорядительную документацию, технические условия, международные стандарты и другие необходимые материалы.
Да. Для документов можно создавать собственные классификаторы, в том числе многоуровневые, и настраивать необходимые атрибуты. Это позволяет организовать фонд с учётом структуры и процессов конкретного предприятия.
Да. Подсистема ведения фондов поддерживает документы в разных форматах, включая текстовые, графические и мультимедийные материалы.
Да. В системе можно создавать связи между внутренними документами предприятия и внешними нормативными документами. Это помогает выстраивать единое информационное пространство НТД.
Помимо организации хранения необходимо контролировать изменения нормативных документов и актуальность ссылок во внутренней документации. Для этого в «Техэксперт» используются инструменты контроля изменений и актуализации НТД.
Сначала необходимо определить состав документов, источники их хранения, правила классификации и пользователей фонда. После этого можно сформировать структуру, перенести документы и настроить процессы дальнейшего пополнения и использования корпоративного фонда.
Хотите обсудить создание фонда НТД?
Покажем, как решение может быть организовано под процессы вашего предприятия.
Получить консультацию
Начните с вашей задачи
Создайте единый цифровой фонд НТД предприятия
Покажем, как объединить нормативную и корпоративную документацию, выстроить удобную структуру фонда и организовать работу специалистов в едином информационном пространстве.
✓
Демонстрация решения
✓
Подбор под структуру предприятия
✓
Внедрение и сопровождение
Специалист поможет определить подходящую структуру и состав решения
с учётом задач вашего предприятия.