01
Ответственный за фонд НТД
Контролирует структуру фонда и общий порядок работы с нормативно-технической документацией.
Работа с нормативно-технической документацией
Организация работы с НТД на предприятии: как выстроить систему без хаоса и дублирования
Как организовать хранение, использование и актуализацию нормативно-технической документации, распределить ответственность и создать единый понятный процесс работы с НТД на предприятии.
Что входит в организацию работы с НТД
Нормативно-техническая документация используется практически на каждом этапе деятельности промышленного, строительного, проектного или производственного предприятия. ГОСТы, технические регламенты, своды правил, стандарты организации, инструкции и методики определяют требования к продукции, процессам, безопасности и качеству.
Работа с НТД значительно шире простого хранения документов. Она включает несколько взаимосвязанных процессов.
Определение документов, необходимых предприятию
Получение, учёт и систематизация НТД
Хранение нормативной и технической документации
Предоставление доступа специалистам
Контроль действующего статуса документов
Отслеживание изменений и новых редакций
Актуализация нормативной базы
Работа с внутренней документацией предприятия
Главный принцип: если процессы хранения, поиска,
контроля и актуализации существуют отдельно друг от друга,
предприятие получает большое количество ручных операций.
Эффективнее рассматривать работу с НТД как единую систему.
С чего начать организацию нормативной документации
Первый этап — понять, какая НТД фактически используется на предприятии. Необходимо определить документы, с которыми работают подразделения и отдельные специалисты.
Это могут быть национальные и межгосударственные стандарты, своды правил, технические регламенты, нормативные правовые документы, отраслевые стандарты, технические условия, методики, инструкции и собственные стандарты организации.
При первичном аудите НТД стоит определить:
- где сейчас хранятся документы;
- кто ими пользуется;
- кто отвечает за их актуальность;
- из какого источника получена документация;
- существуют ли дубли;
- есть ли разные версии одного документа;
- как сотрудники узнают об изменениях;
- какие документы критичны для процессов предприятия.
Создайте единый фонд НТД
Следующий шаг — централизовать документы. Единый фонд НТД представляет собой организованное электронное пространство, в котором могут храниться как внешние нормативные документы, так и внутренняя документация предприятия.
Важно, чтобы документы были не просто загружены в одну общую папку, а систематизированы по направлениям деятельности, подразделениям, типам документов или другим признакам, удобным конкретному предприятию.
В единый фонд могут входить:
Подробнее о едином фонде НТД → Определите роли и ответственность
Даже хорошая информационная система не решит проблему,
если на предприятии непонятно, кто отвечает за работу с НТД.
Ответственность необходимо закрепить за конкретными участниками процесса.
02
Ответственные в подразделениях
Определяют, какие документы необходимы конкретному направлению работы.
03
Пользователи НТД
Сотрудники, которым необходим доступ к нормативной информации для выполнения рабочих задач.
04
Ответственные за актуализацию
Контролируют изменения нормативной базы и организуют необходимые действия после обновления требований.
Главное — исключить ситуацию, когда ответственность
за актуальность документации существует только формально и фактически
зависит от памяти отдельных сотрудников.
Организуйте контроль актуальности документов
Нормативный фонд невозможно считать управляемым, если документы в нём не проверяются на актуальность. НТД постоянно меняется: появляются новые редакции и поправки, отдельные документы отменяются или заменяются другими.
Для критически важных документов особенно полезен автоматический мониторинг. Это позволяет перейти от периодической ручной проверки к постоянному контролю нормативной базы.
Внешняя НТД
При работе с нормативными документами необходимо контролировать:
- действующий статус документа;
- новые редакции;
- изменения и поправки;
- дату вступления изменений в силу;
- отмену документа;
- документы, принятые взамен.
Внутренние документы
Инструкция, СТО или технологический регламент может содержать ссылки на десятки внешних нормативных документов.
Даже если сам внутренний документ не менялся, часть указанных в нём ГОСТов и требований могла уже утратить силу или получить новую редакцию.
Подробнее об актуализации НТД →Как должен выглядеть рабочий процесс
При системной организации НТД работа строится как последовательный процесс,
в котором документ проходит путь от включения в нормативную базу
до последующего контроля изменений.
01
Определить необходимую нормативную базу
Зафиксировать документы, которые необходимы подразделениям и специалистам.
02
Объединить документы в едином фонде
Свести внешнюю и внутреннюю документацию в управляемое информационное пространство.
03
Создать понятную структуру
Классифицировать документы по типам, направлениям деятельности или подразделениям.
04
Организовать доступ
Предоставить сотрудникам необходимые документы в соответствии с их задачами.
05
Поставить важную НТД на контроль
Определить документы, изменения которых необходимо отслеживать постоянно.
06
Анализировать изменения
После появления новой редакции определить, что именно изменилось и на какие процессы это влияет.
07
Обновлять внутренние документы
При необходимости корректировать инструкции, СТО, методики и другие корпоративные документы.
Что даёт системная организация работы с НТД
Результат заключается не только в более удобном хранении документов.
Нормативная документация становится управляемым информационным ресурсом предприятия.
Единое пространство для работы с НТД
Быстрый поиск нормативной информации
Меньше дублирующих документов
Понятное распределение ответственности
Контроль изменений нормативной базы
Снижение риска использования устаревших редакций
Связь внешней и внутренней документации
Прозрачные процессы работы с нормативными требованиями
При большом количестве документов поддерживать такую систему вручную становится сложно. «Техэксперт» объединяет нормативную базу, инструменты контроля изменений, работу с корпоративными фондами и сервисы для актуализации документации.
В результате можно выстроить комплексную работу с НТД — от поиска нормативного документа до контроля его изменений и использования во внутренних процессах предприятия.
Комплексная работа с НТД
Хотите систематизировать работу с нормативной документацией?
Покажем, как с помощью «Техэксперт» организовать единый фонд НТД, контролировать изменения нормативных документов и сократить объём ручной работы специалистов.