Проверяйте актуальность ГОСТов, сводов правил, технических регламентов и другой НТД. Выстраивайте контролируемый процесс от обнаружения изменений до обновления внутренних документов предприятия.
Проверяем несколько типов событий, которые могут повлиять на применяемые документы.
Сравниваем положения нормативного документа и определяем влияние на процессы предприятия.
Перечень затронутых процессов, ответственных подразделений и документов, требующих проверки.
После анализа формируем конкретные действия и сохраняем подтверждение актуализации.
Актуализация НТД — это организованная работа по проверке статуса, применимости и содержания нормативных документов, оценке изменений и поддержанию внутренней документации предприятия в соответствии с принятыми решениями. Она не сводится к скачиванию новой версии ГОСТа.
Изменение или поправка может затронуть отдельные пункты, методы, ссылки или формулировки. Поэтому проверяют не только обозначение стандарта, но и опубликованные изменения, даты их введения и содержание новой редакции.
Совпадение номера документа само по себе не подтверждает актуальность используемого текста.
Определить затронутые требования и обновить связанные рабочие документы при необходимости.
Нужно проверить официальные сведения о замене, даты введения нового документа и прекращения действия прежнего. Далее оценивают применимость новой версии с учётом обязательных требований, договоров и действующих процедур предприятия.
Требования и область применения нового документа могут отличаться от прежних.
Сопоставить область применения, переходные положения и затронутые документы.
Действующий стандарт может распространяться не на все виды продукции, процессы или методы. При проверке важно учитывать область применения, исключения, связанные технические регламенты и договорные условия.
Документ актуален формально, но не регулирует конкретный производственный объект.
Сопоставить назначение документа с характеристиками продукции, процессом и правовым основанием.
Даже при наличии актуальной нормативной базы в организации могут использоваться СТО, ТУ, методики, инструкции и формы со ссылками на прежние редакции. Такие документы проверяют на предмет необходимости пересмотра или изменения.
Исполнители продолжают работать по прежним положениям локальной документации.
Определить зависимые документы, назначить пересмотр и зафиксировать его результат.
Состав контролируемого фонда определяется деятельностью предприятия, выпускаемой продукцией, применяемыми технологиями, обязательными требованиями и договорными обязательствами. Важно учитывать как внешние нормативные источники, так и связанные с ними внутренние документы.
Национальные, межгосударственные и иные стандарты, применяемые при проектировании, производстве, испытаниях и контроле продукции.
СП и другая техническая документация, используемая в строительстве, проектировании, эксплуатации объектов и инженерных системах.
Применимые регламенты РФ и ЕАЭС, а также связанные перечни стандартов и документов для оценки соответствия.
Стандарты организации, ТУ и другие корпоративные нормативные документы, регулирующие требования к продукции и процессам.
Рабочие инструкции, методики испытаний, положения, технологические регламенты и другие документы предприятия.
Ссылки на стандарты и нормативные акты в спецификациях, проектной документации, договорах, инструкциях и документах СМК.
Практический принцип: сначала определяют перечень применимой НТД, затем устанавливают порядок контроля изменений и пересмотра связанных документов.
Как организовать единый фонд НТД →Обязательность применения документа нельзя определять только по отметке «действует». Необходимо различать технические регламенты, стандарты добровольного применения, случаи обязательного применения национального стандарта, договорные обязательства и собственные требования организации.
Статья 26 устанавливает общие правила применения документов национальной системы стандартизации, статья 21 регулирует вопросы стандартов организаций и ТУ.
Открыть закон ↗Устанавливает правила разработки, утверждения, обновления, внесения поправок и отмены национальных стандартов в пределах своей области применения.
Карточка Росстандарта ↗Применимость регламента и перечней стандартов проверяют с учётом конкретного объекта, действующей редакции и условий оценки соответствия.
Перечни Росстандарта ↗Выберите правовую ситуацию, чтобы увидеть различия.
По части 1 статьи 26 Федерального закона № 162-ФЗ документы национальной системы стандартизации применяются на добровольной основе, если иное не установлено законодательством Российской Федерации. При выборе документа важно учитывать его назначение и применимые технические регламенты.
Законодательство может предусматривать обязательность применения определённых требований или стандартов в установленных случаях. Кроме того, часть 3 статьи 26 № 162-ФЗ предусматривает обязательность применения национального стандарта для изготовителя или исполнителя при публичном заявлении о соответствии продукции этому стандарту, в том числе предусмотренными законом способами.
В техническом задании, договоре поставки или контракте могут быть согласованы конкретные стандарты и редакции. При их изменении следует учитывать условия договора: новая редакция не обязательно автоматически заменяет согласованную сторонами версию документа.
Процесс должен быть воспроизводимым: с определёнными источниками, ответственными, правилами анализа изменений, сроками выполнения и подтверждением результата. Ниже — практическая модель из шести этапов, которую можно адаптировать к структуре организации.
Сначала определяют, какие документы реально используются в подразделениях, где они хранятся и какие внутренние материалы на них ссылаются.
Для каждого документа устанавливают назначение, область использования и основания применения. Отдельно выделяют критичные требования.
Организуют получение информации о новых документах, изменениях, поправках, заменах и отмене стандартов. Для значимой НТД предусматривают регулярный контроль.
Полученное уведомление ещё не означает, что нужно переписать все документы. Сначала оценивают характер изменений и их влияние на конкретные процессы.
На основании утверждённого решения изменяют корпоративную документацию и при необходимости корректируют производственные процедуры.
Завершение актуализации должно быть проверяемым. Необходимо сохранить основание изменений, принятое решение и сведения о выполненных действиях.
Отметьте процедуры, которые уже выполняются на предприятии. Инструмент покажет, какие организационные элементы ещё стоит проверить, и поможет составить предварительный план внутренней ревизии.
Для управляемого процесса недостаточно хранить список обозначений ГОСТов. Реестр должен помогать определять применяемые редакции, ответственных, причины пересмотра и статус необходимых действий. Структуру реестра организация устанавливает с учётом собственных процедур и применимых требований.
Практический набор полей для корпоративного реестра
| Поле реестра | Какие сведения указывать | Для чего необходимо |
|---|---|---|
| Обозначение и наименование | Полное обозначение, название, вид документа. | Однозначно идентифицировать нормативный источник. |
| Статус и редакция | Действие, изменение, замена, отмена, применяемая редакция. | Предотвращать использование неизвестной версии. |
| Даты | Введение документа, изменения, проверки, предполагаемый срок действий. | Контролировать временную применимость. |
| Область применения | Производственные процессы, продукция, подразделения и основания применения. | Понимать, где документ действительно необходим. |
| Источник проверки | Официальная публикация, карточка стандарта, сведения из проверенной системы. | Подтверждать достоверность сведений. |
| Ответственный | Работник или подразделение, принимающее решение и выполняющее действия. | Исключать бесконтрольные изменения. |
| Решение и результат | Пересмотр, изменение, отсутствие действий, дата завершения и подтверждающая запись. | Обеспечивать прослеживаемость актуализации. |
Система объединяет нормативную информацию, сведения о статусах, инструменты отслеживания изменений и профессиональные сервисы. Это позволяет специалистам работать с документами в единой информационной среде и организовывать дальнейшие действия по актуализации корпоративной документации.
Пользователь может организовать контроль выбранных нормативных документов и получать информацию об их изменениях. Это помогает не возвращаться к каждой карточке вручную только ради проверки статуса.
Инструменты динамического сравнения позволяют сопоставлять редакции документа и выявлять различия. На их основе профильный специалист может оценить, какие положения требуют внимания.
Сведения об истории документа позволяют проверить его развитие, изменение статуса, предыдущие редакции и известные документы, принятые взамен. Это особенно важно при проверке старых ссылок.
Для работы со ссылками во внутренней документации предусмотрен отдельный модуль контроля актуальности ссылочных документов. Он помогает выявлять неактуальные нормативные ссылки и искать сведения о документах, принятых взамен.
Нормативные документы, сведения об их статусах, изменениях и редакциях.
Инструменты для отслеживания обновлений значимой нормативной документации.
Возможность подобрать решения под фонд, процессы и специалистов предприятия.
Разбираем практические ситуации: периодичность контроля, замену стандартов, управление внутренними документами и автоматизацию.
Актуализация нормативно-технической документации — организованный процесс проверки статуса, редакции, применимости и изменений нормативных документов, а также принятия необходимых решений по их использованию на предприятии.
Она включает контроль внешней нормативной базы и анализ необходимости пересмотра связанных корпоративных документов.
Единого срока, одинакового для любых документов и предприятий, нет. Периодичность определяется применимыми обязательными требованиями, условиями договоров, значимостью документов и внутренними процедурами организации.
Практически целесообразно организовать постоянный мониторинг событий и отдельную периодическую проверку полноты и состояния фонда.
Официальные сведения о национальных и межгосударственных стандартах доступны на портале Росстандарта protect.gost.ru . При проверке учитывают статус, сведения о замене, опубликованные изменения, поправки, даты введения и область действия документа.
Для правовых актов и технических регламентов используют соответствующие официальные источники опубликования.
Не всегда. Прежде всего выясняют основание применения прежнего стандарта, сведения о замене, переходные положения, обязательные требования и условия действующих договоров.
Автоматическая замена обозначения без анализа содержания нового документа может привести к неправильному применению требований. Решение о корректировке внутренней документации принимают после оценки конкретной ситуации.
Контроль изменений помогает выявить, что произошло с нормативным документом: появились новая редакция, поправка, замена или изменение статуса.
Актуализация включает следующий уровень: анализ применимости, принятие решения, изменение связанных процессов и внутренних документов при необходимости, а также фиксацию результата.
Ответственность распределяется в соответствии с организационной структурой и применимыми требованиями. В процессе могут участвовать специалисты по стандартизации, качеству, проектированию, техническим вопросам, а также владельцы производственных процессов.
Целесообразно разграничить обязанности по мониторингу нормативной базы, оценке изменений, утверждению документов и контролю исполнения.
Информационные системы помогают автоматизировать получение сведений об изменениях, контроль выбранных документов, поиск замен, сравнение редакций и отдельные проверки нормативных ссылок.
Однако оценка применимости, юридических оснований, влияния изменений на производство и утверждение внутренних документов часто требуют участия компетентных специалистов. Возможности автоматизации зависят от конкретного решения.
Полезно сохранять дату и источник проверки, перечень затронутых документов, результаты оценки изменений, принятое решение и сведения об исполнителях.
Если требуется пересмотр документа, следует сохранять записи о согласовании, утверждении и введении новой версии. Конкретный состав доказательств определяется применимыми требованиями и процедурами предприятия.
Покажем, как организовать работу с актуальной нормативной базой, отслеживать изменения ГОСТов и другой НТД, проверять редакции и использовать инструменты «Техэксперт» для решения задач вашего предприятия.