Техэксперт: Обсуждение нормативных документов

Позволяет организовать единое информационное пространство и автоматизировать процесс экспертного обсуждения действующих документов и проектов документов.

Кому:
  • Специалистам и руководителям, ответственным за процесс разработки и актуализации внутренней нормативной документации на предприятии.

Жизненный цикл нормативного документа компании состоит из нескольких этапов, одним из которых является экспертное обсуждение проекта перед согласование в СЭД.

Перед актуализацией действующего документа также важно провести такое обсуждение.


Проблемы и риски на этом этапе:
  • Нет единого пространства (обсуждения ведутся по почте, в файловых хранилищах и в облаке), а значит обсуждение проекта или документа непрозрачно для всех участников
  • Ценные предложения могут быть случайно пропущены или не учтены

  • Затягиваются сроки обсуждения из-за отсутствия автоматизации рутинных задач и трудоемкости обработки всех замечаний и предложений
  • Замечания и предложения дублируются
  • Текст обсуждаемого проекта или документа и отзывы по нему не защищены от изменения или удаления
Возможные последствия:
  • Снижается качество внутреннего фонда
  • Повышаются риски, связанные с несвоевременной разработкой/актуализацией документов
Автоматизация процесса обсуждения с помощью подсистемы «Обсуждение нормативных документов» позволит сделать эффективнее совместную работу и взаимодействие сотрудников, сократить трудозатраты, а также снизить риски при работе с документацией.
Возможности:
Организация обсуждений проектов и действующих внутренних нормативных документов с возможностью оставлять отзывы
Комментирование отзывов для уточнения и развития предложений
Принятие решения по отзывам
Принятие решения по проекту/документу
Настраиваемые уведомления для оперативного информирования участников
Гибкие настройки приватности обсуждений (открытые и закрытые форматы)
Адаптация системы под специфические требования организации с помощью атрибутов и классификаторов
Интеграция с подсистемой Конструктор НД для автоматической отправки отзывов в разрабатываемые документы, автоматизированная подстановка предложенных требований
Аналитические сервисы для ответственных как за отдельные документы, так и за управление нормативными документами на предприятии
Сценарии работы:
Закрытое обсуждение проекта документа экспертной группой (в т.ч. в несколько этапов)
Обсуждение существующего документа, подлежащего актуализации (в том числе, для приоретизации плана по актуализации фонда)
Сбор замечаний к документу или проекту от неограниченного круга лиц
Проведение обсуждений внешних документов, например, разработанных сторонними организациями
Эффект от внедрения
1. Повышение качества внутреннего фонда:
  • Более глубокое и всестороннее обсуждение документов и проектов
  • Минимизация риска потери ценных замечаний и предложений
2. Сокращение временных затрат на этапе обсуждения:
  • Автоматизация рутинных операций
  • Устранение дублирования отзывов
3. Повышение прозрачности процесса:
  • Единое рабочее пространство и взаимодействие в режиме реального времени
  • Защита текстов и отзывов от несанкционированных изменений
  • Формирование сводных отчетов по обсуждениям
  • Удобные инструменты поиска и фильтрации информации
4. Снижение рисков, связанных с несвоевременной разработкой и актуализацией документов, что помогает обеспечивать:
  • Изготовление продукции в срок
  • Выпуск продукции, соответствующей установленным стандартам
  • Успешное прохождение проверок компании в части полноты и актуальности нормативных документов
Оставить заявку
Оцените все возможности СУ НТД прямо сейчас. Оставьте заявку на демо-доступ, и наш менеджер свяжется с вами.