Техэксперт: Конструктор нормативных документов
Подсистема «Техэксперт: Конструктор нормативных документов» создана для автоматизации процессов, связанных с разработкой новых или актуализацией существующих документов.
Основная задача подсистемы — сократить время на разработку внутренних документов. Она достигается за счет автоматизированного приведения разрабатываемых документов к требованиям нормоконтроля.
Важный момент: существующие бизнес-процессы разработки стандартов сохраняются. Специалисты продолжают работать в привычных текстовых редакторах, а управление документами и связанными процессами выполняет Конструктор нормативных документов.
Подсистема позволяет:
Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:
1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счет автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведенным в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
Важный момент: существующие бизнес-процессы разработки стандартов сохраняются. Специалисты продолжают работать в привычных текстовых редакторах, а управление документами и связанными процессами выполняет Конструктор нормативных документов.
Подсистема позволяет:
- использовать предустановленный шаблон документа, в котором учтены требования, предъявляемые к структуре, оформлению и содержанию межгосударственных стандартов (ГОСТов); Эти требования установлены в ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации (МГСС). Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению». Соответствие базового шаблона ГОСТ 1.5-2001 делает Конструктор НД универсальным средством для разработки нормативных документов в большинстве компаний, т.к. принятые в организациях требования к нормативной документации обычно базируются на требованиях к ГОСТ.
- адаптировать предустановленный шаблон под требования конкретного предприятия и создавать новые для других документопотоков, например локальных нормативных актов (ЛНА) или организационно-распорядительных документов (ОРД);
- проводить автоматизированные проверки разработанного документа;
- использовать унифицированную терминологическую базу при создании проекта документа;
- устанавливать ссылки на другие документы (включая ссылки на конкретные пункты) и контролировать актуальность ссылочных документов;
- создавать редакции документов;
- создавать изменения к документам;
- подготавливать и отправлять документы на следующие этапы жизненного цикла — обсуждение и согласование;
- публиковать согласованные и утвержденные документы в Единый фонд предприятия с изменением статуса связанных документов (например, при утверждении НД, вводимого взамен).
Эффект от внедрения подсистемы Конструктор НД на предприятии:
1. Сокращение времени на разработку НД и снижение количества замечаний от нормоконтроля за счет автоматизированного выполнения требований к структуре и оформлению. Согласно замерам, произведенным в пилотных проектах, экономия времени составляет 30–40%.
Разработка нормативных документов ведется в редакторе Microsoft Word с использованием дополнительных возможностей, учитывающих требования к оформлению, структуре и процессу подготовки документов.
2. Повышение качества разработанной документации за счет автоматизированного анализа текста (выявление неактуальных ссылок, противоречащих терминов).
В Конструкторе НД предусмотрена расстановка ссылок на упомянутые в тексте НД с автоматическим выделением недействующих документов.
Текст разрабатываемого НД в любой момент можно проверить на наличие ссылок на устаревшие НД. Также подсистема подскажет, на что НД был заменен, и на основании анализа разработчик сможет произвести замену ссылки на актуальный НД.
3. Платформа «Техэксперт» поддерживает работу с требованиями и специализированными сервисами обработки структурированных данных.
Подсистема позволяет формировать документы организации в едином технологическом формате, включающем:
• текст документа в формате текстового редактора или PDF;
• структурированный слой данных с реквизитами, редакциями, вложениями, трехмерными моделями и другими связанными материалами.
Структурированное представление документации позволяет работать непосредственно с требованиями:
• выделять и классифицировать требования;
• объединять их в реестры;
• отслеживать изменения;
• выполнять сравнение редакций;
• интегрировать требования в рабочую документацию.
Разработка документов выполняется в редакторе Microsoft Word с использованием дополнительных возможностей Конструктора нормативных документов.
Также предусмотрено развитие интеграции с отечественными офисными решениями.
Подсистема позволяет формировать документы организации в едином технологическом формате, включающем:
• текст документа в формате текстового редактора или PDF;
• структурированный слой данных с реквизитами, редакциями, вложениями, трехмерными моделями и другими связанными материалами.
Структурированное представление документации позволяет работать непосредственно с требованиями:
• выделять и классифицировать требования;
• объединять их в реестры;
• отслеживать изменения;
• выполнять сравнение редакций;
• интегрировать требования в рабочую документацию.
Разработка документов выполняется в редакторе Microsoft Word с использованием дополнительных возможностей Конструктора нормативных документов.
Также предусмотрено развитие интеграции с отечественными офисными решениями.
В соответствии с требованиями к оформлению, структуре и содержанию НД Заказчика реализуется работа с таблицами, рисунками, формулами, нумерованными и маркированными списками, приложениями.