Объедините внешние нормативные документы и собственную техническую документацию в единой цифровой среде. Создайте понятную структуру, организуйте управляемый доступ и связывайте корпоративные документы с нормативной базой.
Технические документы накапливаются в папках, на рабочих компьютерах, в почте и отдельных системах. По мере роста организации становится сложнее находить нужные материалы, управлять версиями и понимать, какие нормативные источники используются в работе.
Смысл цифровизации — не в переносе файлов. Задача единого фонда — создать корпоративный информационный ресурс, которым можно последовательно управлять и пользоваться в ежедневных рабочих процессах.
Состав фонда зависит от деятельности организации. В него могут включаться документы, созданные внутри предприятия, и правомерно полученные внешние материалы. Для каждого типа важно определить назначение, владельца и правила использования.
ГОСТ, ГОСТ Р, технические регламенты, своды правил и другие документы, применяемые в деятельности предприятия.
Внешний нормативный фондСтандарты организации, собственные технические условия и другие документы с корпоративными требованиями.
Внутренняя стандартизацияПолитики, положения, процедуры, регламенты, инструкции и иная документированная информация системы менеджмента качества.
Управление качествомМетодики испытаний, производственные инструкции, технологические регламенты и рабочие документы подразделений.
Ежедневные процессыЧертежи, спецификации, схемы и иные технические материалы, необходимые для разработки и изготовления продукции.
Проектирование и производствоМеждународные и зарубежные стандарты, внешние технические условия и другие материалы, необходимые предприятию.
С учётом прав на использованиеЮридический нюанс: объединение документов в корпоративном фонде не отменяет авторских, лицензионных и иных ограничений. Возможность хранения, воспроизведения и предоставления доступа к приобретённым стандартам определяется применимыми правами и условиями использования.
Статья 30 закона № 162-ФЗ ↗Внедрение начинается с анализа реальной документации и потребностей подразделений. Затем формируется модель классификации, организуется наполнение фонда и устанавливаются процессы его дальнейшего ведения.
Определяются документы, используемые подразделениями, места хранения, владельцы и возможные ограничения на доступ и использование.
Формируются категории, уровни классификации и поля карточек. Структура должна соответствовать задачам поиска и учёта документации.
Операторы добавляют документы, присваивают атрибуты, размещают материалы в согласованной структуре и при необходимости устанавливают связи.
После проверки наполнения фонд становится рабочим ресурсом. Подсистема ведения фондов поддерживает фоновую публикацию документов.
Фонд развивается вместе с организацией. Новые документы добавляются, существующие пересматриваются, а изменения нормативной базы анализируются ответственными.
Подсистема ведения фондов входит в решения цифровой платформы «Техэксперт» для управления НТД. Она предназначена для создания корпоративного фонда, наполнения его документами, организации навигации и работы с нормативной информацией.
Создавайте собственные классификаторы, включая многоуровневые, и определяйте атрибуты документов. Это помогает построить навигацию, соответствующую направлениям деятельности предприятия.
Результат: специалист может ориентироваться в фонде по согласованной структуре, а не только по имени файла.
Поддерживается мультиоператорский режим, добавление документов разных типов и форматов, атрибутирование, включение приложений и фоновая публикация материалов.
Результат: фонд может последовательно наполняться и развиваться без необходимости сводить всю работу к одному оператору.
Подсистема поддерживает настройку гипертекстовых связей между внутренними и внешними документами. Пользователь может переходить к связанным материалам и использовать сервисы единого фонда.
Результат: документ рассматривается как часть системы связанной нормативной информации, а не изолированный файл.
Подсистема поддерживает сервисы цифровой платформы «Техэксперт», включая сравнение редакций, документы на контроле и навигацию по оглавлению. Предусмотрено создание списков документов и отчётов.
Результат: единый фонд становится рабочим инструментом специалистов, а не только местом хранения документов.
Разработчик сообщил об улучшениях при заполнении ссылочных атрибутов, работе со статусами заменённых и отменённых документов и построении многоуровневых навигационных деревьев.
Показанные схемы иллюстрируют подтверждённые возможности продукта, но не являются скриншотами. Точный состав функций зависит от выбранного программного решения.
Проверьте организационную готовность к внедрению. Отметьте пункты, по которым уже есть согласованные решения. Незаполненные элементы сформируют предварительный список задач для проектирования фонда.
Практические ответы о структуре фонда, правовых особенностях, работе с версиями и внедрении цифрового решения на предприятии.
Единый фонд нормативно-технической документации предприятия — организованная совокупность внешних нормативных и внутренних корпоративных документов, используемых в деятельности организации. В цифровом фонде документы систематизируются и становятся доступными в рамках установленных правил.
Термин «единый корпоративный фонд НТД» описывает организационный подход и программное решение. Его не следует отождествлять с государственным Федеральным информационным фондом стандартов, предусмотренным статьёй 29 Федерального закона № 162-ФЗ.
Файловый архив чаще всего организован через папки и имена файлов. Корпоративный фонд НТД предполагает более структурированную работу: классификацию, атрибутирование, управление доступом и связь документов между собой.
При наличии соответствующих функций программной платформы дополнительно доступны сервисы сравнения редакций, контроля документов и поиска нормативных источников.
Да. «Техэксперт: Подсистема ведения фондов» предназначена для корпоративного фонда, который может включать внутренние документы предприятия и правомерно полученные внешние материалы, например технические условия и международные стандарты.
При размещении приобретённых документов необходимо учитывать ограничения, вытекающие из лицензий и прав на использование соответствующих материалов.
Создание внутреннего корпоративного хранилища само по себе не равнозначно регистрации документов в Федеральном информационном фонде стандартов. Это разные процессы.
Статья 21 Федерального закона № 162-ФЗ предусматривает возможность регистрации стандартов организаций и технических условий в Федеральном информационном фонде стандартов по инициативе утвердившей их организации. Это не следует трактовать как обязательную регистрацию всего корпоративного фонда.
Разработчик подтверждает возможность внесения СТО, документов СМК, методик, инструкций, конструкторской, организационно-распорядительной и другой документации. Поддерживаются текстовые, графические и мультимедийные материалы.
Точные требования к конкретным файловым форматам, размеру материалов и способам загрузки следует уточнять для выбранной конфигурации решения.
Необходимо организовать контроль изменений внешней нормативной базы, управление редакциями внутренних документов, распределение ответственности и регистрацию решений об актуализации. Простое хранение документа не подтверждает его актуальности или применимости.
Для отдельных задач «Техэксперт» предлагает сервисы контроля документов, сравнения редакций и проверки ссылочной нормативной документации.
Да. В описании Подсистемы ведения фондов предусмотрен мультиоператорский режим наполнения. Это позволяет организовать внесение документации силами нескольких ответственных специалистов.
Распределение обязанностей, полномочий и конкретная конфигурация доступа определяются в ходе внедрения системы для предприятия.
Начать целесообразно с инвентаризации документации: определить источники, основные типы, места хранения и рабочие задачи подразделений. Затем согласовать модель классификации, необходимые атрибуты, роли пользователей и порядок сопровождения.
На этой основе можно подобрать конфигурацию решения, сформировать этапы внедрения и организовать наполнение фонда. Не обязательно переносить все существующие материалы одновременно — последовательность определяется при планировании проекта.
Покажем, как «Техэксперт: Подсистема ведения фондов» помогает объединить внутреннюю и внешнюю документацию, настроить классификаторы, организовать работу с документами и развивать корпоративный фонд.
Внешние стандарты, СТО, ТУ, документы СМК и другие материалы.
Структуру, подходящую подразделениям предприятия.
Распределение ролей и организацию наполнения фонда.
Подбор программного решения и дальнейшее сопровождение.