Как организовать единое хранилище нормативных документов

На большинстве предприятий нормативные документы хранятся в разных местах: часть находится у специалистов, часть — на сетевых дисках, часть — в бумажных архивах, а некоторые документы сотрудники ищут в открытых источниках. В результате возрастает риск использования устаревших редакций, дублирования информации и ошибок при выполнении производственных процессов.

Организация единого хранилища нормативных документов позволяет решить эти проблемы, обеспечить сотрудников актуальной документацией и значительно повысить эффективность работы предприятия.

Разберем, каким должно быть современное хранилище нормативно-технической документации и какие требования необходимо учитывать при его создании.

Когда документы находятся в нескольких местах, предприятие сталкивается с рядом рисков:

• сотрудники используют разные редакции одного документа;
• сложно определить, какой документ является действующим;
• поиск нужного документа занимает много времени;
• возрастает вероятность ошибок при разработке внутренних документов;
• отсутствует единый контроль изменений;
• невозможно быстро подготовиться к государственным проверкам;
• увеличиваются затраты на сопровождение документации.

Особенно остро эта проблема проявляется на крупных предприятиях, где нормативными документами одновременно пользуются специалисты разных подразделений.

В едином хранилище целесообразно размещать:

• федеральные законы;
• технические регламенты;
• постановления Правительства Российской Федерации;
• приказы федеральных органов исполнительной власти;
• национальные стандарты;
• своды правил;
• санитарные правила;
• методические документы;
• отраслевые нормативные документы;
• локальные нормативные акты предприятия;
• инструкции;
• технологические регламенты;
• внутренние стандарты организации.

Это позволяет специалистам работать в одном информационном пространстве независимо от подразделения.

Создание единого хранилища позволяет:

Сократить время поиска
Сотрудникам больше не нужно искать документы в разных папках или обращаться к коллегам.

Исключить использование устаревших редакций
Все специалисты работают с актуальными документами.

Повысить качество внутренних документов
При разработке инструкций и регламентов используются действующие нормативные требования.

Упростить подготовку к проверкам
Необходимые документы можно быстро предоставить инспектору.

Снизить количество ошибок
Единая нормативная база уменьшает риск неправильного применения требований.

Повысить эффективность взаимодействия подразделений
Все сотрудники используют одинаковые документы и единые требования.

На практике предприятия часто допускают следующие ошибки:

• создание нескольких независимых архивов;
• отсутствие контроля актуальности документов;
• ручное обновление нормативной базы;
• отсутствие ответственного за ведение фонда документов;
• хранение документов без единой структуры;
• использование открытых источников без проверки актуальности;
• отсутствие связи между нормативными и внутренними документами.

Подобные ошибки приводят к дополнительным затратам времени и увеличивают вероятность нарушений обязательных требований.

Работу рекомендуется выстроить поэтапно.

Проведите инвентаризацию
Определите, какие нормативные документы используются в работе предприятия.

Исключите дублирование
Удалите устаревшие редакции и повторяющиеся документы.

Определите структуру хранения
Разделите документы по направлениям деятельности, подразделениям или видам нормативных требований.

Назначьте ответственных
Необходимо определить сотрудников, отвечающих за актуальность нормативной базы.

Автоматизируйте обновление
Наиболее эффективным решением является использование специализированной системы, которая самостоятельно отслеживает изменения законодательства и обновляет нормативную документацию.

Современная работа с нормативно-технической документацией невозможна без специализированной цифровой платформы.

Система «Техэксперт» предоставляет:

• доступ к более чем 17 миллионам нормативных, нормативно-технических и справочных документов;
• хранение документов в едином цифровом пространстве;
• автоматическое обновление нормативной базы;
• поиск по реквизитам, тематике и содержанию;
• сравнение редакций документов;
• контроль изменений законодательства;
• экспертные материалы и консультации;
• возможность связать внутренние документы предприятия с действующими нормативными требованиями.

Такой подход позволяет создать единое информационное пространство для всех подразделений предприятия, сократить время поиска документов и минимизировать риск использования устаревшей информации. Компания «Лидер Инфо» обеспечивает внедрение, сопровождение и регулярную актуализацию системы «Техэксперт», помогая предприятиям организовать эффективную работу с нормативно-технической документацией.

Единое хранилище нормативных документов — это основа эффективной системы управления документацией предприятия. Оно позволяет обеспечить сотрудников актуальной нормативной информацией, ускорить поиск документов, повысить качество внутренних процессов и значительно снизить риск нарушений обязательных требований.

Если вы хотите организовать современную систему хранения нормативно-технической документации, автоматизировать контроль изменений законодательства и обеспечить сотрудников актуальными документами, воспользуйтесь возможностями системы «Техэксперт».

Получите бесплатный доступ к системе «Техэксперт» на 7 дней и оцените все преимущества работы с единой цифровой нормативной базой.